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Faxgeräte in der Bremer Verwaltung überflüssig machen

Eine Kleine Anfrage (Drucksache 20/352) zum Thema „Datensicherheit beim Telefaxversand in der öffentlichen Verwaltung“ hat ergeben, dass es bis zu 900 analoge Faxanschlüsse beim Land- und der Stadtgemeinde Bremen und 110 Faxgeräte beim Magistrat der Stadt Bremerhaven gibt. Die zahlenmäßige Bedeutung von Faxgeräten in der Verwaltung des Landes Bremen ist insgesamt rückläufig.
Vor dem Hintergrund der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) kommt der Senatskommissar für Datenschutz zu dem Schluss, dass „die Nutzung von Faxgeräten sowohl nach altem Recht als auch in Anwendung der DSGVO datenschutzrechtlich nicht mehr zeitgemäß“ ist. So kommt es gelegentlich zu fehlerhaften Übermittlungen durch falsche Adressierungen. Zudem stehen Faxgeräte mitunter in Büroräumen, die für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zugänglich sind, wodurch die Personenbezogenheit bei sensiblen Daten nicht gewährleistet werden kann. In seiner Antwort schreibt der Senat, dass sich Faxe daher grundsätzlich nicht für den Versand vertraulicher Daten eignen. Und auch das zentrale IT-Management des Senators für Finanzen hat ausdrücklich empfohlen, auf Fax-Kommunikation zu verzichten und Alternativen zu nutzen. Zudem kann es aufgrund der Umstellung des ehemals analogen deutschen Telefonnetzes auf digitale Übermittlung (Voiceover-Internet-Proto-coll, VoIP) auch zu Übertragungsfehlern bei versendeten Fax-Nachrichten kommen.

Würde auf Pflege, Wartung und Verbrauchsmaterialien der Faxgeräte in der Verwaltung verzichtet werden, ergäbe sich eine jährliche Kostenreduktion von circa 93 350 Euro. Dabei wird bereits überwiegend die Möglichkeit genutzt, eingehende Faxnachrichten innerhalb der Verwaltung als E-Mail (E-Fax) weiterzuleiten. Zwar wird in fast allen Ressorts die Faxkommunikation zumindest teilweise noch benötigt, jedoch ist es mittelfristig wünschenswert, in Hinblick auf eine mögliche Kostenreduktion und eine Vereinfachung durch digitale Kommunikationswege unter Wahrung von datenschutzrechtlichen Aspekten komplett auf Faxkommunikation zu verzichten.

Zudem gibt es mehrere Alternativen in der Bremer Verwaltung, die an Stelle des Faxes genutzt werden könnten und die sich in unterschiedlichen Ausbaustufen befinden. Dazu gehört die Möglichkeit für Bürgerinnen und Bürger, über De-Mail vertrauliche und rechtsverbindliche Nachrichten an die Verwaltung zu senden. Zudem gibt es besondere elektronische Behördenpostfächer (beBPo) für den elektronischen Rechtsverkehr sowie Servicekonten für Bürge-rinnen und Bürger, Unternehmen und Organisationen, um die rechtssichere und vertrauliche Kommunikation mit der Verwaltung zu ermöglichen.

Allerdings muss auch konstatiert werden, dass diese sicheren elektronischen Kommunikationswege in deutschen Verwaltungen seit langem angeboten wer-den (De-Mail: seit 2012), sich bislang aber nur sehr geringer Beliebtheit erfreuen. Der Aufwand, zum Beispiel ein unterschriebenes Formular nachweisbar und gerichtsfest in den Wirkungsbereich einer Behörde zu transferieren, scheint mit einem Faxgerät nach wie vor erheblich geringer als mit den angeführten sicheren elektronischen Verfahren. Im Sinne einer bürgerinnenfreundlichen/bürgerfreundlichen Verwaltung ist anzustreben, den altertümlichen Fax-Empfang durch bessere Alternativen zu ersetzen, die eben nicht nur siche-rer, sondern auch ähnlich bedienfreundlich sind wie Fax-Sendungen.

Hier ist zu prüfen, ob angesichts der Fortschritte der Technik nicht erheblich benutzerinnenfreundliche/benutzerfreundliche Kommunikationswege ange-boten werden können. Insbesondere lassen sich mit heutigen Mobiltelefonen gut lesbare Fotos von (unterschriebenen) Dokumenten erstellen und per Messenger-Dienst mit End- zu End-Verschlüsselung verschicken – genau so komfortabel wie mit einem Faxgerät. Die Sicherheit hängt hier natürlich von der Zuverlässigkeit des Messenger-Dienstes ab.

Die Bürgerschaft (Landtag) möge beschließen:

Die Bürgerschaft (Landtag) fordert den Senat auf, in den einzelnen Ressorts darauf hin zu arbeiten, Fax als Kommunikationskanal möglichst bald überflüssig zu machen. Dazu soll der Senat insbesondere
1. den Ausbau der sicheren elektronischen Kommunikationswege vorantreiben. Dabei ist darauf hin zu arbeiten, dass diese nach Möglichkeit nutzerinnenfreundlich/nutzerfreundlich und Barriere reduziert sind. Voraussetzung ist auch, dass Unterschriften auf übermittelten Dokumenten als gerichtsfest anerkannt werden. Zudem muss sichergestellt werden, dass die so versendeten Nachrichten als fristgerecht eingegangen gewertet werden. Es ist zu prüfen, ob inzwischen sichere, aber erheblich einfachere Übertragungsmöglichkeiten als Kommunikationsweg in Frage kommen;
2. diese alternativen Kommunikationswege bewerben, zum Beispiel durch Abbildung in Telefonverzeichnissen, Websites oder den offiziellen Briefköpfen der Verwaltung; und darauf zu dringen, dass gerade professionelle Anwenderinnen/Anwender auf diese Kanäle umsteigen. Insbesondere, wenn es um vertrauliche Dokumente geht, muss dies möglicherweise auch vorgeschrieben werden;
3. analoge Faxgeräte bis zum Jahr 2023 durch E-Fax oder vergleichbare elektronische Kommunikationswege zu ersetzen, sofern dies im Büroalltag der jeweiligen Verwaltungsstellen sinnvoll und machbar ist;
4. bei fortschreitender Entwicklung in denjenigen Ressorts, in denen es gelingt, die Fax-Kommunikation auf sichere neue Übertragungskanäle umzulenken, die Erreichbarkeit per Fax aufheben;
5. der Bürgerschaft (Landtag) im Herbst 2021 von den bis dahin erzielten Fortschritten zu berichten.

Holger Welt, Mustafa Güngör und Fraktion der SPD
Mustafa Öztürk, Björn Fecker und Fraktion Bündnis 90/Die Grünen
Klaus-Rainer Rupp, Nelson Janßen, Sofia Leonidakis und Fraktion DIE LINKE


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